Архівний відділ Олександрійської районної державної адміністрації безпосередньо підпорядкований районній державній адміністрації. Відділ здійснює керівництво архівною справою на території району.

     Одним з основних завдань архівного відділу є поповнення і збереження національної архівної спадщини, забезпечення потреб громадян, суспільства і держави у ретроспективній документній інформації

     Комплектування архівного відділу здійснюється документами 50 установ, організацій та підприємств Олександрійського району.

     Станом на 1 серпня 2011 року в архівному відділі налічується 77 фондів на  6252 справи Всі 50 установ, організацій та підприємств району мають Положення про архівні підрозділи, Положення про Експертну комісію, погоджені з Державним архівом Кіровоградської області номенклатури справ, інструкції з діловодства. В кожній установі, документами якої комплектується архівний відділ, видано накази про призначення  відповідального за архівний підрозділ, створено Експертну комісію для призначення науково – практичного значення документів.

     Протягом 1 півріччя 2011 року особлива увага приділялась посиленню контролю за роботою архівних підрозділів та веденню діловодства в установах, організаціях та підприємствах району.

     На виконання плану розвитку архівної справи для забезпечення збереженості документів працівниками архівного відділу прийнято на постійне зберігання та затверджено описів на документи в кількості  730 та 933 одиниць зберігання. Згідно з встановленим графіком було проведено 5 комплексних, 2 тематичні та 5 контрольних перевірок обліку формування, зберігання, ведення діловодства в установах та підприємствах району. За результатами перевірок складено довідки.

           Постійно надається методична та практична допомога установам, організаціям, підприємствам, господарствам в розробці номенклатур справ, веденні діловодства, поліпшенні умов зберігання документів, правильному формуванню та підготовці документів до передачі на державне зберігання. Таким чином,  на засідання Експертно – перевірної комісії Державного архіву Кіровоградської області було представлено та погоджено 29 номенклатур справ установ та організацій на 2011 рік.

   Протягом 1 півріччя 2011 року працівниками архівного відділу надано 22 консультації представникам установ, організацій та громадянам з питань порядку видавання документів в тимчасове користування, розвитку архівної справи в районі, порядку підготовки документів для передачі на зберігання до архіву, термінів зберігання документів, веденню діловодства.

     Згідно запитів установ, організацій, громадян  виконано 32 тематичних запити, видано 70 довідок соціально – правового характеру.

     Хочеться зазначити, що передача документів до архівного відділу на постійне зберігання цілком залежить від того, що буде збережено, перш за все, в архівних підрозділах установ та організацій району та від ставлення керівників трудових колективів до умов зберігання документів.