«Про стан  архівної справи  в  Олександрійському районі»

     Архівний відділ районної державної адміністрації здійснює керівництво архівною справою на території  Олександрійського району.

     Протягом 2011 року робота архівного відділу була спрямована на реалізацію законодавства про архівну справу, забезпечення збереженості і загальнодоступності архівних документів, повноцінне формування Національного архівного фонду.

     Комплектування відділу здійснюється документами 50 установ, організацій та підприємств Олександрійського району.

    Станом на 15 грудня 2011 року в архівному  відділі налічується 77 фондів, в яких зберігається  6341 справа.

     Установи, документами яких комплектується відділ, мають погоджені Положення про архівні підрозділи, Положення про Експертну комісію, номенклатури справ, накази, рішення про призначення відповідального за архівний підрозділ. В кожній установі працює  Експертна комісія, на засіданнях якої проводиться експертиза цінності документів, вирішуються питання щодо покращення умов зберігання документів, упорядкування документів для передачі їх на державне зберігання до архівного відділу райдержадміністрації та інші. Засідання  експертної комісії оформлюються протоколами.

     Протягом 2011 року  Експертно – перевірною комісією Державного архіву Кіровоградської області погоджено 30 номенклатур справ установ, організацій та підприємств Олександрійського району, затверджено описів на документи постійного зберігання – 819 од. зб., та з особового складу – 276 од. зб.

     На виконання плану розвитку архівної справи  для забезпечення збереженості документів в установах району працівниками відділу, згідно з встановленим графіком, було проведено 10 комплексних, 4 тематичні та 10 контрольних перевірок обліку формування, зберігання, ведення діловодства та організації документів в установах, підприємствах району. За результатами перевірок складено довідки.       

       Протягом  2011 року  на зберігання  до архівного відділу надійшло  819 справ постійного зберігання. Документи упорядковано і закартоновано, вчасно внесено зміни до облікових документів. При упорядкуванні документів постійного зберігання складено  19 передмов.

      Проведено 4 засідання Експертної комісії, на яких схвалено номенклатури справ, описи на документи постійного, тимчасового терміну зберігання, на документи з особового складу, акти на знищення документів, які не внесені до Національного архівного фонду.

       Працівниками відділу надано 39 консультацій працівникам діловодних служб та архівних підрозділів установ, організацій, підприємств району з питань порядку видавання документів у тимчасове користування, підготовки документів для передачі їх на зберігання до архіву, веденню діловодства.

      Установам, які згідно з встановленим графіком готували передачу документів на зберігання до архівного відділу, надано допомогу в складанні описів для затвердження на Експертно – перевірній комісії Державного архіву Кіровоградської  області. 

     Протягом звітного періоду архівним відділом проведено певну роботу щодо використання архівних документів із застосуванням усіх форм інформаційного забезпечення громадян. Виконано 51 тематичний запит, 153 довідки соціально – правового характеру, з них на 126 довідок заявники отримали позитивні відповіді.

      Звіт за 2011 рік здано до Державного архіву Кіровоградської області вчасно.

Начальник архівного відділу

районної державної адміністрації                                               О. ГРАЧОВА