Готуємося до здачі паспортів архівних підрозділів
Юридичні особи – джерела формування НАФ подають щорічно до державних архівних установ, архівних відділів міських рад обліковий документ – паспорт архівного підрозділу установи, організації, підприємства, форма якого встановлена Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Держкомархіву від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598.
Паспорт архіву призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), що містяться в архіві. У ньому також наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.
Паспорт архівного підрозділу установи складають щороку у двох примірниках, один з яких надсилається відповідній державній архівній установі не пізніше 01 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві.
У разі необхідності до паспорта архіву відповідно до його розділів складається пояснювальна записка, у якій відображаються відомості про зміни у назві, підпорядкованості, організаційно-правовому статусі установи, зазначаються причини змін показників порівняно з попереднім паспортом у назвах та кількості фондів, кількості справ, крайніх датах справ, умов зберігання. Пояснювальна записка підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів).
Строки зберігання документів постійного зберігання в архіві установи обраховуються з 01 січня року, наступного за роком закінчення документів у діловодстві (за виключенням року поточного діловодства та двох років, протягом яких вони повинні зберігатися в структурних підрозділах установи).
Облікові показники подаються в одиницях зберігання. Виправлення в паспорті робити не дозволяється.
Порядок заповнення паспорта архіву
«Розділ І. Відомості про документи»
«Фондів»
Уцьомупунктізазначаютьсявсіфонди,їхнайменування,що зберігаютьсявархіві. Вархівіорганізації,крімосновного фондудокументів, що нагромадилисязачасїїдіяльності,можутьзберігатисятакождокументи організацій –попередниківтапідлеглихорганізацій,щоліквідовані.Фонди незалежновідвидівдокументів (управлінськихабозособовогоскладу) зазначаються в паспорті сумарно.
«Справ»
Уцьомупунктізазначаєтьсякількістьодиницьзберіганняпостійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що зберігаються в архіві,таяківнесеноіневнесенодоописів,їхкрайнідати.Уразі,якщо документи за встановлені роки не були упорядковані, зазначаєтьсяїх кількість згідноз підсумковимизаписами до номенклатур справ. У випадку порушення строківпередаваннядокументівпостійногозберіганнятазособового складу структурнимипідрозділамидоархівуорганізації,упояснювальнійзаписці зазначається кількість одиниць зберігання та їх крайні дати.
«У тому числі: постійного зберігання»
Зазначаєтьсякількістьодиницьзберігання,їхкрайнідати (щовнесеноі не внесено до описів).
«з них: унесених в описи, що схвалено експертно-перевірною комісією»
Зазначаєтьсякількістьодиницьзберігання,унесенихвописи,що схваленоекспертно-перевірноюкомісієювідповідногодержавногоархіву,їх крайні дати.
«що зберігаються понад установлені строки»
У цій графі зазначається кількість одиниць зберігання, що знаходяться на зберіганнівархіві організації понадвстановленіграничністрокитимчасового зберігання.
Установленотакіграничністрокитимчасовогозберіганнядокументівв архіві організації: длядокументіврайонних,районнихумістахКиєвітаСевастополі державнихадміністрацій,органів місцевогосамоврядуваннятабезпосередньо підпорядкованихїморганізацій,районних,районнихумістах,міських, міськрайоннихсудів,районних,районнихумістах,міських,міськрайонних прокуратур,військових прокуратургарнізонів,атакожсільськогосподарських підприємств, тобто діяльність яких поширюється на відповідний район, місто – 5 років;длязаписівактівцивільногостану,записівнотаріальнихдійісудових справ,документівзособовогоскладу,господарськихкниг,документівз приватизації житлового фонду – 75 років.
«З особового складу»
Зазначаєтьсякількістьодиницьзберігання,їхкрайнідати (щовнесеноі не внесено до описів);
«з них: унесених в описи»
Зазначаєтьсякількістьодиницьзберігання,щопогодженоЕПК (ЕК) відповідноїдержавноїархівноїустанови,їх крайні дати;
«Тривалого (понад 10 років) зберігання»
Зазначаєтьсякількістьодиницьзберігання,крайнідати (щовнесеноіне внесено до описів);
«з них: унесених в описи»
Зазначається кількість одиниць зберігання, що внесено в описи, схвалені експертною комісією установи, їх крайні дати.
«Розділ II. Відомості про приміщення»
Графи заповнюється за наявності окремого приміщення. У цьому розділі зазначаєтьсякороткахарактеристикаархівосховища:площа (м2),ступінь завантаженості (%) – заповнення стелажного обладнання та шаф для зберігання документів,видопалення,дотриманнятемпературно-вологісногорежиму (мінімальноїі максимальної температури та вологості повітря протягом року), наявністьпротипожежнихзасобів (пожежнасигналізація,система пожежогасіння,кількістьвогнегасників),охороннийрежим (наявністьпоста державноїохорони,охоронасигналізаціїархівосховищ),наявністьстелажів, шаф, робочих кімнат, читального залу.
Уразівідсутностіокремогоприміщенняупояснювальнійзаписцідо паспортазазначаютьсяумовизберіганняархівнихдокументівуструктурнихпідрозділахорганізації.Занаявностідекількохархівосховищзазначаєтьсяїх кількість, місцезнаходження, характеристики кожного приміщення окремо.
«Розділ ІІІ. Відомості про кадри»
Уцьомурозділізазначаєтьсякількістьпрацівниківархівуорганізації, якщоархівєсамостійнимструктурним підрозділомі посадукерівникаархіву внесено до штатного розпису, зазначається прізвище,ім’я, по батькові, освіта, фах, стаж роботи в архіві.
Упаспортізазначаєтьсяадресаіномертелефонуорганізації,удужках адреса архіву (у разі його іншого місцезнаходження).Паспортпідписуєтьсякерівникомархіву (особою,відповідальноюза архів (із зазначенням найменування посади)).