Зміни в нормативно-правовій базі, що регулює діловодство

У 2025 році в Україні відбулися значні зміни в нормативно-правовій базі, що регулює діловодство в державних органах, судах, підприємствах та інших установах. Ці оновлення спрямовані на вдосконалення документообігу, впровадження цифрових рішень та забезпечення ефективного зберігання документів.

Основні зміни в діловодстві у 2025 році:

Оновлення Переліку типових документів

З 16 квітня 2025 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 14.03.2025 № 748/5, яким затверджено зміни до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів.

Зміни до Типової інструкції з діловодства

Кабінет Міністрів України постановою від 8 квітня 2025 року № 404 від 8 квітня 2025 року № 404 вніс зміни до Типової інструкції з діловодства в міністерствах та інших органах виконавчої влади. Зокрема, одним із ключових нововведень постанови № 404 є акцент на цифровізації діловодних процесів. У документі чітко простежується курс на поступову відмову від паперового документообігу на користь електронного. Це передбачає:

Розширення сфери застосування електронного документообігу (ЕДО). Очікується, що значна частина внутрішніх та зовнішніх документів буде створюватися, оброблятися та зберігатися в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Впровадження єдиних стандартів для електронних документів. Постанова має на меті уніфікувати формати електронних документів та метадані, що полегшить їх обмін між різними установами та системами.
Створення та розвиток електронних архівів. Документи в електронній формі підлягатимуть довгостроковому зберіганню в спеціалізованих електронних архівах із забезпеченням їхньої автентичності та цілісності.

Водночас постанова № 404 не відкидає повністю паперове діловодство, але чітко визначає випадки, коли його використання є обов’язковим або допустимим. Особлива увага приділяється правилам створення та оформлення паперових документів, які мають відповідати оновленим стандартам. Зокрема, йдеться про:

Уніфікацію бланків документів. Очікується затвердження нових типових форм бланків для різних видів документів.
Оновлення вимог до оформлення реквізитів документів. Постанова може містити зміни щодо розташування обов’язкових елементів документа, їхнього змісту та форматування.
Посилення контролю за обліком та рухом паперових документів.

Зміни в діловодстві судів

Державна судова адміністрація України 4 березня 2025 року затвердила зміни до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах. Зміни стосуються порядку дій у разі видачі виконавчого документа, який одночасно є судовим рішенням, у формі електронного документа.

Зміни до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян

Національна комісія, що здійснює державне регулювання у сферах енергетики та комунальних послуг, наказом від 27 лютого 2025 року № 23-од внесла зміни до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян. Зокрема, визначено, що звернення з ненормативною лексикою або закликами до ворожнечі фіксуються в системі електронного документообігу, але не передаються на первинний розгляд.

Схвалення змін до правил діловодства та архівного зберігання

Державна архівна служба України схвалила зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів. Серед нововведень — впровадження уніфікованих форм документів для полегшення обліку та зберігання кадрової документації.

Рекомендації для установ

Оновлення номенклатури справ: У зв’язку з набранням чинності нових нормативних актів, установам слід переглянути та оновити номенклатуру справ відповідно до змін у законодавстві.

Адаптація до електронного документообігу: З огляду на впровадження електронних форм документів, важливо забезпечити відповідну технічну базу та навчання персоналу для ефективного використання систем електронного документообігу.

Дотримання нових вимог до оформлення документів: Зверніть увагу на зміни в оформленні додатків нормативно-правового характеру та інших документів згідно з оновленими інструкціями.

Ці зміни спрямовані на підвищення ефективності діловодства, забезпечення належного зберігання документів та адаптацію до сучасних технологічних вимог. Установам рекомендується уважно ознайомитися з нововведеннями та впровадити необхідні зміни у своїй діяльності.