Зміни в діловодстві та архівній справі

Зміни в діловодстві та архівній справі – 2026

 Міністерство юстиції України наказом від 16.03.2026 №667/5 затвердило Зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила). Документ зареєстровано в Міністерстві юстиції України 18 березня 2026 року за №356/45750 та набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

04.04.2026 документ опубліковано в журналі «Офіційний вісник» №28. А отже, оновлені правила діловодства починаємо застосовувати з 4 квітня 2026 року.

Ці зміни — не просто «косметичний ремонт», а реальна адаптація до умов війни, деокупації та сучасних вимог фінансового контролю. Розберемо по поличках, що саме змінилося.

Одночасно визнано таким, що втратив чинність, наказ Мін’юсту України від 07.09.2015 №1656/5 «Про забезпечення зберігання документів, вивезених з тимчасово окупованої та території проведення антитерористичної операції».

  1. Нове місце для відмітки «Копія»

Раніше місце розташування цього реквізиту могло викликати дискусії, але тепер внесено повну ясність.

  • Як стало: Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Це спрощує ідентифікацію статусу документа під час швидкого перегляду папок або сканування.

  1. Знищення фінансових документів: тепер із «довідкою»

Це одна з найважливіших змін для бухгалтерів та юристів. Тепер просто вилучити документи для знищення (навіть якщо термін зберігання сплив) недостатньо, якщо мова йде про первинну фінансову звітність.

Установа має додати спеціальну довідку, яка підтверджує, що:

  • В установі не проводиться податкова перевірка або держфінконтроль.
  • Мінімальний строк зберігання за звітні періоди дійсно сплив.
  • Серед документів немає тих, що потрібні для відшкодування збитків, завданих агресією рф.
  • Відсутні документи за статтями 39 та 39-2 Податкового кодексу (трансфертне ціноутворення).
  • Відсутні судові спори або кримінальні провадження.

Важливо: Довідка має бути завірена «трійкою» підписів: керівник + головний бухгалтер + юрист.

  1. Новий розділ XVI: Діловодство в умовах війни

Вперше правила так детально регламентують роботу в особливий період та на деокупованих територіях.

Евакуація та переміщення

  • Керівник установи зобов’язаний видати розпорядчий документ, який визначає порядок роботи під час воєнного стану.
  • Якщо установа переїжджає, вона має надіслати лист про зміну місцезнаходження до свого державного архіву.
  • При припиненні юрособи на деокупованих територіях, архіви передаються за місцем фактичного припинення діяльності (якщо немає правонаступника).

Що робити після деокупації?

Наказ № 667/5 чітко прописує алгоритм дій для комісії установи після повернення в офіс:

  • Фіксація: Огляд приміщення, фіксація відсутності замків чи пошкоджень.
  • Доказова база: Детальна фото- та відеофіксація знищених чи пошкоджених документів.
  • Залучення органів: Складання актів разом із поліцією, ДСНС та місцевою владою.
  • Медіа: До акта можна (і треба) долучати інформацію зі ЗМІ як підтвердження обставин втрати документів.
  1. Невиправно пошкоджені документи

Якщо документи (зокрема ті, що належать до Національного архівного фонду — НАФ) пошкоджені так, що їх неможливо відновити:

  • Складається акт про невиправні пошкодження.
  • Для документів НАФ обов’язковий висновок реставраторів про неможливість відновлення.
  • Остаточне рішення про вилучення таких документів із фонду приймає лише Центральна експертно-перевірна комісія Укрдержархіву.
  1. Кадрові нюанси та цифровізація
  • Зарплатна звітність: До переліку документів, що підлягають особливому обліку, додано персоніфіковані відомості про зарплату застрахованих осіб (з нарахуванням страхових внесків).
  • Фонд користування: Офіційно дозволено створювати фонд користування у вигляді цифрових копій. Тепер паперові архіви можуть законно «переїжджати» в цифру для щоденної роботи, що критично важливо для збереження інформації в умовах загрози фізичного знищення паперів.
  1. Електронний документообіг – новий рівень

Уточнено:

  • використання удосконаленого електронного підпису та печатки,
  • момент створення електронної копії,
  • прив’язка реєстрації документа до підписання.

Врегульовано:

  • роботу з XML-документами,
  • конвертацію форматів,
  • електронні комунікації.

Підсумок

Ці зміни роблять систему діловодства більш «бойовою». Основний акцент зміщено на безпеку документів в умовах війни та жорстку відповідальність за знищення фінансової документації. Якщо ваша установа працює в зоні ризику або готує документи до архіву — перевірте свої внутрішні інструкції на відповідність новим пунктам вже зараз.